Administrative Assistant

23 days ago

8 Job Applications

Company Core Values

Persistence to Win – Display Honesty & Respect – B.I.G. (Big, Innovative & Grow) – Deliver a Red-Carpet Experience – Be Happy & Have Fun – Safety Wins: Period

Company Description

Transport DSquare an industry leader in container transit and storage in Montréal and across Canada. But we are so much more than that. We strive on not only being the best at what we do, but also empowering ourselves to be better humans. We are not your typical transportation company and are eager to share our story and create even more greatness.

Today, we can proudly say that we are the fastest growing asset-based 3PL in North America, and we are seeking even greater success in the future. At Transport Square, you will never be bored.

We are currently seeking an Administrative Assistant to join our team. In this position you will support Transport Dsquare Managing Partners in daily needs and manage our company’s general administrative activities.

Job Position

Administrative Assistant

Purpose

Administrative Assistant responsibilities include making travel and meeting arrangements, preparing reports and maintaining appropriate filing systems. The ideal candidate should have excellent oral and written communication skills and be able to organize their work using tools, like MS Excel and office equipment. If you also have previous experience as a Secretary or Executive Administrative Assistant and familiarity within our industry, we’d like to meet you.

§ Proven experience as an Administrative Assistant, Virtual Assistant or Office Admin Assistant.

§ Knowledge of office management systems and procedures.

§ Working knowledge of office equipment, like printers and fax machines.

§ Proficiency in MS Office (MS Excel and MS PowerPoint, in particular).

§ Excellent time management skills and the ability to prioritize work.

§ Attention to detail and problem-solving skills.

§ Excellent written and verbal communication skills.

§ Strong organizational skills with the ability to multi-task.

§ High School degree: additional qualification as an Administrative Assistant or Secretary will be a plus.

Top Responsibilities:

§Answer and direct phone calls.

§Organize and schedule appointments.

§Plan meetings and take detailed minutes.

§Write and distribute email, correspondence memos, letters, forms.

§Assist in the preparation of regularly scheduled reports.

§Develop and maintain a filing system.

§Update and maintain office policies and procedures.

§Order office supplies and research new deals and suppliers.

§Maintain contact lists.

§Book travel arrangements.

§Submit and reconcile expense reports.

§Provide general support to visitors.

§Act as the point of contact for internal and external clients.

§Liaise with the executive team to handle requests and queries from senior managers.

Skills, Traits and Competences:

§ Strong communication skills.

§ Continuing education is in your blood formal or informal.

§ Highly organized.

§ Customer focused.

§ Team player with superior collaboration abilities.

§ Thrives in a fast-paced environment.

§ Displays accountability and meets deadlines.

Les Valeurs de l'entreprise

Passion pour gagner – Faire preuve d'honnêteté et de respect– Innovation et apprentissage – Service à la clientèle– Soyez heureux et amusez-vous – Santé et Sécurité

Description de l’entreprise

Transport DSquare est un leader de l’industrie du transport et de l’entreposage de conteneurs à Montréal et partout au Canada. Mais nous sommes tellement plus que cela. Nous nous efforçons non seulement d’être les meilleurs dans ce que nous faisons, mais aussi de nous donner les moyens d’être de meilleurs humains. Nous ne sommes pas votre entreprise de transport typique et sommes impatients de partager notre histoire et de créer encore plus de grandeur.

Aujourd’hui, nous pouvons fièrement dire que nous sommes le 3PL basé sur l’actif qui connaît la croissance la plus rapide en Amérique du Nord, et nous recherchons encore plus de succès à l’avenir. À Transport Square, vous ne vous ennuierez jamais.

Nous sommes actuellement à la recherche d’un adjoint administratif pour nous joindre à notre équipe. Dans ce poste, vous soutiendrez les Associés Directeurs de Transport Dsquare dans les besoins quotidiens et gérerez les activités administratives générales de notre entreprise.

Poste à pourvoir

Adjointe Administrative

Objectifs

Les objectifs des adjoints administratifs comprennent l’organisation des déplacements et des réunions, la préparation des rapports et le maintien de systèmes de classement appropriés. Le candidat idéal doit posséder d’excellentes compétences en communication orale et écrite et être capable d’organiser son travail à l’aide d’outils tels que MS Excel et de l’équipement de bureau. Si vous avez également de l’expérience en tant que secrétaire ou adjoint/e administratif exécutif et une connaissance au sein de notre industrie, nous aimerions vous rencontrer.

§ Expérience éprouvée en tant qu’Assistant/e Administratif, assistant/e virtuel ou assistant/e d’administration de bureau.

§ Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau.

§ Connaissance pratique de l’équipement de bureau, comme les imprimantes et les télécopieurs.

§ Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, en particulier).

§ Excellentes compétences en gestion du temps et la capacité de prioriser le travail.

§ Souci du détail et compétences en résolution de problèmes.

§ Excellentes compétences en communication écrite et verbale.

§ Solides compétences organisationnelles avec la capacité de multi-tâches.

§ Diplôme d’études secondaires: une qualification supplémentaire en tant que assistant/e administratif ou secrétaire sera un plus.

Principales responsabilités :

§ Répondre et diriger les appels téléphoniques.

§ Organisez et planifiez des rendez-vous.

§Planifiez les réunions et prenez des procès-verbaux détaillés.

§Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres et des formulaires.

§Aider à la préparation de rapports réguliers.

§Élaborer et maintenir un système de classement.

§Mettre à jour et tenir à jour les politiques et les procédures du bureau.

§Commandez des fournitures de bureau et recherchez de nouvelles offres et de nouveaux fournisseurs.

§Tenir à jour les listes de contacts.

§Réservez des préparatifs de voyage.

§Soumettre et rapprocher les états de dépenses.

§Fournir un soutien général aux visiteurs.

§Agir à titre de point de contact pour les clients internes et externes.

§Assurer la liaison avec l’équipe de direction pour traiter les demandes et les demandes de renseignements des cadres supérieurs.

Compétences, traits et compétences :

§ Solides compétences en communication.

§ La formation continue est dans votre sang formelle ou informelle.

§ Très organisé.

§ Axé sur le client.

§ Joueur d’équipe avec des capacités de collaboration supérieures.

§ Prospère dans un environnement au rythme rapide.

§ Fait preuve de responsabilisation et respecte les délais.

Job Types: Full-time, Permanent

Benefits:

  • Dental care
  • Disability insurance
  • Extended health care
  • Life insurance
  • On-site parking
  • Vision care

Schedule:

  • 8 hour shift
  • Day shift
  • Monday to Friday
  • On call

Ability to commute/relocate:

  • Saint-Laurent, QC: reliably commute or plan to relocate before starting work (required)

Education:

  • Secondary School (preferred)

Experience:

  • Front desk: 1 year (preferred)
  • Administrative experience: 1 year (preferred)

Work Location: Hybrid remote in Saint-Laurent, QC

Vacancy summary
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